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Orientações IPAC para Avaliações e Auditorias – Covid-19

No âmbito da realização de auditorias aos Sistemas de Gestão e face ao surto epidémico da doença por coronavírus (COVID-19), o IPAC (Instituto Português de Acreditação) procedeu à emissão duas circulares e à indicação de um documento informativo da IAF (International Accreditation Forum).
CIRCULAR CLIENTES N.º 2/2020 – Medidas de contingência para fazer face à epidemia da doença por coronavírus (COVID-19)
Vem proceder à comunicação da adoção de um plano de contingência. Comunicando também que respeitarão situações de quarentena e/ou isolamento social que venham a ser tomadas pelos seus clientes, adiando temporariamente eventuais avaliações que estejam previstas para o período de quarentena e/ou isolamento social.

• IAF ID 3: 2011 – Informative Document For Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CABs and Certified Organizations
Procede à informação de medidas excecionais, como por exemplo, eventual adiamento das ações presenciais (por exemplo, auditorias, inspeções, exames) realizadas pelos organismos de avaliação da conformidade por períodos apropriados que não excedam 6 meses.
Nota: sem prejuízo de restrições legais – devendo ser contactada a autoridade competente, para análise da situação e decisão.

• CIRCULAR CLIENTES N.º 3/2020- Medidas adicionais de contingência para fazer face à pandemia da doença por coronavírus (COVID-19)
Informa que a realização de avaliações presenciais não essenciais ficam suspensas, sendo adiadas para nova data a acordar entre o cliente e a equipa avaliadora. Identificando as seguintes exceções, sempre mediante acordo entre o cliente e a equipa avaliadora:
– Avaliações de concessão;
– Avaliações de extensão que possam com eficácia ser realizadas remotamente se:
1. Apenas exijam a entrevista de pessoas e a visualização de documentos que estejam em formato digital;
2. Existirem meios tecnológicos necessários, podem e devem ser feitas remotamente.
Nota: Existindo a exclusão das avaliações em que seja necessário testemunhar a realização de ensaios, calibrações ou inspeções, sem prejuízo de poderem existir casos particulares que se prestem a visualização e monitorização remota e eficaz, poderem ser apreciados e aprovados
– Avaliações extraordinárias que sejam necessárias para investigar incidentes graves e urgentes;
– Outras avaliações na semana de 15-03-2020 a 22-03-2020 em que estejam já reservadas deslocações e/ou estadias impossíveis de alterar;
Concluem que estas medidas poderão ser terminadas, alargadas e reavaliadas a qualquer momento em função da evolução da pandemia COVID-19 ou de novas orientações por parte das autoridades.

As empresas que tenham previsto para breve as suas Auditorias por Entidade Certificadora deverão contactar o seu gestor de cliente, no sentido de atempadamente acautelar as alterações necessárias e a disponibilidade dos Auditores para as datas pretendidas.
A VLM Consultores poderá auxiliar na agilização desses processos. Contacte-nos!